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企业档案管理办法篇一
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》，结合集团公司实际情况，制订本办法。
第二条本办法所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二章档案机构及其职责
第三条总裁办机要室负责主体档案的管理，并对相关部门的档案管理工作进行督促和指导。公司档案工作的基本原则是：实行集中与分散管理相结合的体制。即公司文书档案由总裁办机要室集中统一管理，人事、财务等档案分别在相应部门管理，以便于及时利用、维护档案的完整与安全。
第四条总裁办机要室负责公司档案的管理，其任务是：
1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。
2、积极开展档案的提供利用工作。
3、进行档案鉴定。
4、进行档案统计。
5、认真学习档案管理相关法律、法规和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
第五条文件点收、整理
1、承办部门在文件办理完毕5个工作日内，须将一份完整的文件及《文件处理意见会签单》原件送至机要室归档。
2、中文横写或外文文件要以左方装订为原则；文件如有褶皱、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第六条归档资料的范围
1、集团与有关单位来往信件、各种协议、合同等。
2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。
3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结等。
4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
5、国际交流和合作企业来往文件、协议、报告、和会议纪要等文件材料。
6、公司各部门发文。
7、相关工程图纸、凭证、技术资料和证件等不同形式的历史记录。
8、其他具有保存价值的文件资料、重要的工作经验材料。
9、外单位直接发给公司各部门的抄送信件。
10、出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动交档案室归档。
第七条声像档案归档
1、各部门、个人在相关业务活动中形成的具有保存利用价值的照片、录像、录音带等，在活动结束15个工作日内，均应移交档案室归档。
2、向档案室移交的照片，应包括底片、照片与文字说明，文字说明应包括时间、地点、内容、摄影者等。
3、向档案室移交的录像、录音带应是原版，并贴上文字说明。
第八条归档要求
1、归档的文件材料要按照自然形成、保存历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，永久、长期、短期三种。
4、归档文件要依目次号顺利以活页方式装订于向类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第九条保存期限
1、永久性保存
（3）主要职能活动、年度和年度以上重要问题的总结、专题报告。
（4）采购合同、协议；
（5）工程项目验收报告、竣工验收记录；
（6）集团与外单位签订合同、协议；
（7）设备台账。
（8）总裁会议讲话、公文批复和相关会议纪要；
（9）项目可行性研究报告；
（10）施工图会审记录单；
（11）销售合同评审记录；
（12）销售合同更改记录表；
（13）销售合同（协议）台账。
2、长期（15年以上）
（1）建设项目环境保护意见书保存70年；
（2）设计更改通知书保存70年；
（3）校审（验证）记录单保存70年；
3、短期（15年以下）
（1）管理评审报告保存10年；
（2）内部审核报告保存6年；
（3）纠正或改进项目实施及监督检查表保存10年；
（4）相关法律法规和要求一览表保存5年；
（5）服务要求评审表保存5年；
（6）物业接管计划表保存5年；
（7）物业接管验收内容及状况保存15年；
（8）住户入住初验问题处理清单保存10年。
（9）新生报名登记表保存10年；
（10）新生录取通知书保存5年；
（11）录取新生审批表保存5年。
第十条档案借阅
档案室查阅的，要经总裁办主任批准。
2、借阅时间一般档案最长不超过一天，密级档案最长不超过半天。
3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。
4、借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经总裁办主任批准。
5、借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，须经总裁办主任批准。
6、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。
1、档案管理人员应定期擦试档案架，保存档案清理，做好防潮、防污染、防火、防鼠、防虫害、防强光等工作。按规定要求每年清理一次档案，已到保存期限者，确定存销与否。对销毁文件应登记造册，按相关程序予以销毁，并做好销毁记录。
2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，可保存3年。
3、根据文书档案管理要求，按照材料齐全的原则，于第二年清理归档，并于六月底前立卷归档完毕。
第四章处罚条例
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案；
2、擅自向外界提供、摘抄公司档案；
3、涂改、伪造档案；
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
5、档案管理人员在公共场所谈论保密文件的内容；
6、未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚）。
第五章附则
第十三条本办法自印发之日起施行。
二0一四年六月八日
企业档案管理办法篇二
为了全面、真实、客观反映公司建立发展的历史全貌，收集整理、保存各类有价值的文件资料，以发挥其参考和利用价值。为规范公司各类文件资料收集、整理、归档、保存等管理工作。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《企业档案管理规定》等，参照石油、石化和化工行业有关档案管理办法，以及昌源水务集团公司档案管理的相关规定，制定适合本公司的档案管理办法。
第一章 档案管理部门的职责
1、档案管理总则：公司档案管理实行统一领导，按部门、子公司分级管理各类档案的原则。
2、负责制定档案管理办法，审查各部门、各子公司档案管理规章制度及管理办法。
3、负责指导、监督、检查管理办法的执行情况，定期、不定期组织检查考评。
4、审查各部门、各子公司专（兼）职档案管理人员的职责，以及各级领导的管理职责。
5、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区档案管理条例》及《企业档案管理规定》，制定公司文件资料归档范围，时间和要求等，确保原始文件资料的齐全、真实、完整、准确和系统的归档。
6、组织有关档案业务学习和交流与培训工作；
7、做好档案的保管安全工作，确保档案的安全。
1、认真执行档案管理的各项规章制度和管理办法，学习档案管理的基础和专业知识，不断提高档案管理水平。
2、负责工程建设项目文件材料、技术资料的立卷档案及文书文件材料的归档及档案管理工作。
3、认真做好各类文件资料的收集、整理、统计工作及时立卷归档。
4、负责本部门、本单位全部档案资料的接收与移交工作。
5、熟悉和掌握本单位档案的种类、数量、内容等基本情况，对所存档案定期进行检查，整理、调整和统计，做到帐物相符。
6、编制各种检索工具，积极提供利用，并及时填写利用效果登记薄。
7、严格按照相关规定，组织对到期档案进行鉴定、销毁。
8、严格执行保密规定，防止“密从口出”、“密从手失”。未经分管领导批准，不得扩大档案的利用范围。
第三章 档案管理的基本规定
1、公司各部门、子公司负责本单位归档文件材料的收集和整理，及时列入档案管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、真实、准确。真实反映企业筹建、项目建设、生产、经营、企业管理和科研、技术改造等各项活动的重要内容及历史面貌。
3、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
4、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等及其他各种载体形式。
5、归档的文件材料必须为正本，本单位编制的文件应附发文底稿。
6、归档的文件材料具有永久、长期保存价值的电子文件材料应与附有相应的纸质文件材料一并归档保存。
7、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
8、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
9、归档的文件材料所用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写文字必须工整、图像、字迹清晰。
10、各类归档文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。
11、图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（gb/t10609.3-1989）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）。
二、文件材料归档范围：
1、公司在筹备、成立、项目建设、生产、经营、企业管理及产权变动等过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围（见附件《公司文件材料归档范围》）。
2、归档文件材料的来源：
（1）公司各部门、子公司内部形成的文件材料；
（2）公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料；
（5）公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料；(6）公司应该执行、办理的外来文件材料。
附件：公司文件材料归档范围
一、党群工作形成的文件材料
（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。
（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。
（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。
（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。
（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。
二、行政管理工作形成的文件材料
（一）公司筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。
（二）公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，公司内部机构及变更。
（三）公司领导班子活动。
（四）综合性行政事务，公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。
（五）法律事务，纪检监察，公证工作。
（六）审计工作。
（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。
（八）职工教育与培训工作。
（九）医疗卫生工作。
（十）后勤福利，住房管理。
（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。
（十二）外事工作。
三、经营、企业管理工作形成的文件材料
（一）企业管理，经营、技改战略性决策。
（二）计划管理，经济责任制管理，各种统计报表，综合性统计分析等。
（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。
（四）公司所有的知识产权和商业秘密及其管理。
（五）企业信用管理，形象宣传。
（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。
（七）财务管理，资金管理，成本管理，产品价格管理，会计核算管理。
（八）设备、物资、材料管理、保存、供应等。
（九）经营（业务）管理，服务质量管理。
（十）采购、销售项目招投标管理。
四、生产技术管理工作形成的文件材料
（一）生产准备、生产组织、调度工作。
（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。
（三）能源管理。
（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。
（五）生产安全，消防工作，交通管理。
（六）环境保护、检测与控制。
（七）计量工作。
（八）标准化工作。
（九）档案、图书、情报工作。
五、产品生产与新产品开发工作形成的文件材料
（一）产品的市场调研、新产品研制、论证、设计。
（二）产品的工艺技术、操作规程、设备运行、试制及生产。
（三）产品的检验、包装。
（四）产品的鉴定、评价、评优。
（五）产品的销售与售后服务。
（六）产品质量事故分析及处理。
六、科学技术研究工作形成的文件材料
（一）科研项目的调研、申报立项。
（二）科研项目的研究、试验。
（三）科研项目的总结、鉴定。
（四）科研项目的报奖、推广应用。
七、项目建设与技术改造工作形成的文件材料
（一）建设项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及项目建设的管理工作。
（二）建设项目和技术改造项目的设计。
（三）建设项目和技术改造项目的施工。
（四）建设项目和技术改造项目的监理。
（五）建设项目和技术改造项目的竣工和验收。
（六）建设项目和技术改造项目的评奖、创优。
（七）建设项目的投产、维修、改建、扩建。
（八）事故分析和处理。
八、设备仪器管理形成的文件材料
（一）购置设备、仪器的申报、审批，购置合同。
（二）设备、仪器的开箱验收或接收。
（三）设备、仪器的安装调试。
（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。
（五）事故分析和处理。
九、会计工作形成的文件材料
（一）会计凭证。
（二）会计账簿。
（三）财务报告及报表。
（四）其他文件材料。
十、职工个人管理形成的文件材料
（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。
（二）职工的鉴定、考核。
（三）职工的专业技术职务评聘。
（四）职工的奖励与处分。
（五）职工的工资、保险、福利待遇等。
（六）职工的培训与岗位技能评定等。
（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。
十一、其他对国家、社会和企业具有保存价值的文件材料。
三、文件材料归档时间
1、管理性文件材料一般应在办理完毕后归档。
2、建设项目、科研项目、技术改造等文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4、公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
5、会计文件材料在会计年度终结后由会计部门整理归档。
6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
8、下列文件材料应随时归档：
7（1）变更、修改、补充的文件材料；
（3）公司产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。
四、文件材料归档要求
1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可凭具有证明作用的文件材料归档。文件材料归档后不得更改。
3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
7、两个以上单位合作完成的项目，矿业公司公司保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
8、各部门、子公司的专（兼）职档案管理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。接收档案时应全面检查归档文件材料的质量。
9、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
第四章 档案管理的保密规定
1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
3、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
4、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
5、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
6、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
第五章 档案管理的安全工作规定
一、安全检查规定
1、定期检查：公司定期组织检查。
2、不定期检查：根据当时安全工作需要，开展具有针对性问题进行检查。
3、节假日检查：针对元旦、春节、“五一”、“十一”等特殊时间，进行专项性安全防范措施检查。
二、安全检查主要内容
1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。
2、各类防护装置是否完好。
3、档案库房是否保持清洁。
4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。
5、隐患整改情况。
三、报告与反馈
1、对检查出来的问题，要积极进行整改，并及时上报公司，保证档案管理的安全。
2、检查中发现问题在未解决之前必须采取有效的安全防范措 施，防止事故发生。
3、对检查发现的问题要求积极整改，因此造成后果的追究其相关责任。
第六章 档案的借阅和利用规定
一、为了保守企业秘密，维护档案管理的严肃性，必须严格执行档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。
二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案管理单位联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。
三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密级的档案材料、重要的财务档案必须经其主管部门领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在阅览室查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件，进行注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅，需要时可借阅复印件。凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。档案管理单位有权调回急用的科技档案。
四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。
五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者，按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。
六、借阅档案人员离职，或调离时对所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则档案管理单位及上级单位有权不在调动清单签字。
七、任何单位、个人不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供单位一切档案材料，不得私带外单位人员到档案管理单位查阅档案。外单位人员借阅公司档案，须持本单位介绍信，经有关领导批准并下达通知，由接洽人员按规定办理借阅手续。未 经公司主管领导批准，不能复印任何档案材料。
八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。
九、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
第七章 档案的鉴定及销毁规定
1、本单位到期档案的鉴定销毁工作，由单位分管领导和相关部门负责人以及档案管理人员组成的档案鉴定小组，具体负责。
2、档案鉴定小组定期对已超过保管期限的档案进行清理鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，对尚有保存价值的档案重新归档。清理鉴定到期档案时，除档案管理人员外，档案鉴定小组必须有2人以上参加。
3、对鉴定确无保存价值、需要销毁的档案资料，档案管理单位应编制销毁清册，逐件登记造册，注明销毁原因、日期、和鉴定意见，写出销毁报告，经鉴定小组审查批准，再报请主管领导和上级档案管理单位批准后，方可销毁。任何单位和个人，均不得擅自销毁档案材料。
4、销毁档案时，应由鉴定小组指定专人销毁，监销人员要在销毁清册上签字，档案室对销毁的档案应及时在各种登记薄和检索工具中注销。
5、销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做其他用。
6、销毁档案的目录，鉴定销毁档案报告，及审批销毁手续等材料要存入全宗卷，并在各种统计台账上注明。
第八章 档案管理工作的奖励与处罚
一、有下列事迹之一的，由有关部门和所在单位给予表彰和奖励：
1、认真执行档案工作法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩或同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的。
2、在档案收集、整理、保管、统计、鉴定、开发利用工作中做出显著成绩或在档案面临危险时抢救档案有功的。
3、在征集档案方面成绩显著或将个人收藏的重要、珍贵的档案捐赠给公司的。
4、在档案保护、档案现代化管理及档案学术研究上做出重要贡献的。
5、长期从事档案工作成绩显著的。
1、不按规定建立档案管理制度和档案管理办法，或档案管理不当危及档案安全造成损失的。
2、发现档案材料破损、变质、丢失、泄密等情况，未及时采取措施造成档案损失的。
3、不按规定将应归档文件材料进行移交或据为己有的。
4、涂改、伪造、盗窃、抢劫档案或擅自提供、抄录、公布和损毁公司档案的。
5、出卖公司档案或非法携运禁止出境档案及档案复制件的。
企业档案管理办法篇三
第一章 总则
第一条 为建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。
第二条 公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图纸、图片、录音、录像等资料。
第三条 公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。
第四条 本办法适用于公司全体员工。
第五条 结合公司实际情况，对档案进行分类管理。可分为陕西电子信息国际商务有限公司和上海桦霖国际贸易有限公司档案。
（一）综合类：上级下达的有关文件、批复、规定等资料；集团公司办公会、专题会议、党政联席会、党工委会议及管办公司联席会、专题会议及董事会的会议纪要；公司组建、变更设计资产产权变动等方面的资料。
（二）劳动人事类：公司员工聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、考核、培训等文件资料。
（三）党群类：党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件资料。
（四）财务类：公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算资料，年度预决算及各类财务统计凭证、财薄及报表。
（五）审计监察类：上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的资料。
（六）固定资产管理类：设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的资料。
（七）基础设施建设类：包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的资料文件。
（八）业务经营类：业务计划及执行情况资料，担保、投资原始资料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文件等。
（九）外事类：公司与其他业务单位进行业务合作、业务交流等文件资料。
第三章 档案管理部门与职责
第五条 档案管理应有相关部门负责。
（一）公司档案集中统一管理部门为办公室。
（二）根据公司实际情况及项目需要，各部门需分别负责该部门及项目类的档案管理工作。
第六条 档案管理部门应明确档案管理职责。
（一）办公室设立档案室，由办公室主任负责公司档案的集中统一整理归档，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。
（二）公司各部门指派档案管理工作人员，专门负责本部门项目资料的收集及整理工作。
第七条 归档时间
（一）综合类文书资料（包含集团公司文件、会议纪要、通知、通报等，公司发文、会议纪要、通知、通报等）及合同类资料在流转完成之后，应立即交予办公室整理存档。
（二）项目资料应在项目工程完结后立即整理归档，归档资料的完整性由各部门专职人员负责，规范管理由办公室人员负责，并将完整项目资料统一交办公室整理归档。
（三）规划类资料由相关部门专职人员负责，年终时统一交由办公室整理归档。
（四）财务类、审计监察类及固定资产管理类资料在财政年度结束后，暂由财务部保管。
（五）音频、影像资料由办公室定期统一整理归档。第八条 归档要求
（一）公司各部门应严格按照归档时间进行归档。
（二）公司办公室制定出统一的目录格式（见附表一），要求各部门档案管理人员采用统一格式填写电子版和纸质版目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何人不得据为己有或拒绝归档。
（三）归档的文件资料应完整、准确地反映公司在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司领导签发的原件。
（四）归档的文件资料应由各部门档案工作人员加以系统整理，认真填写目录（电子版及纸质版）备案。
第九条 档案的保管。公司档案管理实行办公室统一整理归档，各部门配合管理的原则，各部门应按照归档时间、归档要求保管档案。
（一）公司必须有专门的档案室，配用专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施；各部门档案管理有专门的档案柜，配备专用钥匙等。
（二）公司办公室档案管理人员要定期对各部门整理档案对照目录进行检查、清点，发现有破损、遗漏等现象应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第十条 归档资料及档案的移交
（一）档案管理人员接受归档资料及档案时要认真验收，严格履行交接手续，填写档案交接单（见附件二）。管理人员调动工作时，必须办完移交手续后方可离岗。
（二）公司各部门发生变动、撤销时，应及时将原由原部门管理的档案交至办公室档案管理人员处。
（一）档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确的提供利用档案信息。
（二）档案的借阅
1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。员工查阅档案时应填写《档案查阅单》（见附件三），经档案管理人员批准后方可查阅。
2、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须认真填写《档案外借单》（见附件四），经公司分管领导批准，并严格归还期限，档案管理人员在核对无误后方可收回。《档案外借单》一式两联，借阅人和管理部门各执一份。
3、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况密级文件有公司分管领导批准后方可复印，复印人在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。
4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门负责人批准后，再根据查阅手续进行查阅。
5、外单位人员查阅或使用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并加盖单位公章，严格按照档案管理办法执行。
6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案资料。
（三）开发使用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。
第六章 附则
第十七条 本办法经公司联席会讨论通过。第十八条 本办法由公司办公室负责解释，实施。
第十九条 本办法自发布之日起实行。
附件一：
公司文件资料归档范围与保管期限表
一、综合类
（一）公司组建资料（永久）
1、申办公司的报告与批件
2、公司章程
3、资金证明
4、场地证明
5、法定代表人任命书
6、注册登记的函件与批件
7、营业执照正本（副本）及复印件
7、税务登记证正本（副本）及复印件
8、组织机构代码证正本（副本）及复印件
（三）集团公司下发红头文件及会议纪要
（四）公司向上级领导的请示与上级领导的批示
1、方针政策性的重要业务问题（永久）
2、一般业务问题（短期）
（五）公司会议纪要（永久）
1、集团公司下发的有关公司的决定性或相关事项的会议纪要
2、公司联席会会议纪要
3、公司专题会会议纪要
4、公司董事会会议纪要
（六）各级领导视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、影像资料（永久）
（七）公司领导在重大活动的讲话（永久）
（八）公司启用或更改印信、徽标的通知（永久）
（九）公司机构、名称等变更的报告、批复、通知（永久）
（十）公司年度总结报告（永久）
（十一）公司发展规划、年度计划（永久）
（十二）公司大事记（永久）
（十三）公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯（永久）
（十四）公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知（长期）
（十五）公司制定的各类规章制度（长期）
（十六）公司与外单位经济纠纷诉讼案件资料（长期）（十七）公司形象宣传资料（长期）（十八）公司内部刊物（长期）
二、劳动人事类
（一）公司领导任职通知（永久）
（二）公司董事长、总经理（含副职）、财务负责人等公司领导的聘任与解聘通知（永久）
（三）公司职工名册（永久）
（四）工资册（永久）
（五）公司各阶段组织结构图（永久）
（六）公司与职工签订的招聘录用合同等资料（长期）
（七）公司职工辞退、除名、退休的通知（长期）
（八）公司制定的劳动人事管理制度（长期）
（九）公司的工资、奖金福利分配方案（长期）
（十）公司劳动工资年报（长期）
（十一）公司历年内部薪配调查结果（长期）
三、财务类
（一）财务管理类（永久）
（二）会计档案类（长期）
四、规划项目工程类
（一）规划设计类图纸（永久）
（二）规划设计类合同及协议书（永久）
（三）规划设计类文书资料、会议纪要等（永久）
（四）招投标文件类
1、中标资料（永久）
2、投标文件在一项工程完结后，中标人投标文件应永久保存，未中标投标文件，在工程审计结束后可销毁。
（五）合同及协议书（永久）
（六）产品类图纸（永久）
五、固定资产管理类
（一）购置设备的申请、协议书及购销合同（长期）
（二）验收与调试资料（短期）
（三）使用与维修资料（短期）
（四）设备更新资料（长期）
六、外事、招商类
（一）公司与国外或国内进行业务合作的意向书、协议书、备忘录、会议纪要（永久）
（二）公司外出考察报批文件（长期）
（三）公司人员外出进行参加业务交流会和业务洽谈的资料（长期）
（四）公司参加国际国内会议资料（长期）
（五）外宾来公司参观考察的相关文件（长期）
（六）上级印发的外事类保密文件（短期）
七、审计监察类
（一）公司主要负责人离任审计的通知、报告、结论、决定、证明资料（永久）
（二）公司自查报告（长期）
（三）监察调查结果与处理决定（长期）
（四）一般审计事项的通知、报告、结论与调查资料（短期）
八、党群类
（一）党组织建设的文件（长期）
（二）公司党员违纪处理资料（长期）
（三）党支部工作总结、计划（长期）
（四）党支部会议记录、纪要（长期）
（五）评选优秀党员及表彰资料（永久）
（六）工会工作计划、总结（短期）
企业档案管理办法篇四
整理要求
各施工单位、监理单位、设计单位：
一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。
二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。
三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。
四、根据豫豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。
五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。
六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。
七、档号的统一编写部分为：s236pjl/….二〇一四年二月十三日
企业档案管理办法篇五
第一章总则
第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责
第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：
（一）保管职工档案；
（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记职工工作变动情况；
（五）为有关部门提供职工情况；
（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七）定期向企业档案室（馆）移交档案。
（八）办理其它有关事项。
第九条企业职工档案的内容和分类：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（五）政审材料；
（六）参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（十）其他可供组织参考的材料。
第四章档案的收集、保管和销毁
第十条职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的`，应在盖章、签字后归档。
第十二条企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。
第十五条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章档案的提供利用
第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章档案的转递
第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳-改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”（见附件二）的项目登记，并密封包装。
（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第七章附则
第二十条本规定由劳动部负责解释。
为了加强公司的人员档案管理工作，提高人力资源管理水平，实现人员档案管理的规范化、科学化，特制订本条例。
一、 适用范围
用于与我公司有劳动合同的员工。
二、 归档范围
1、 员工招聘、录用材料，包括招聘审批表、员工登记表、自荐（
三、 归档要求
1、 归档材料要齐全、完整，手续合法。凡规定须由组织盖章的，应有组织的章印。
2、 公司对员工的任免、变动、奖惩材料应附有员工个人已得知的证明材料。
3、 员工个人所获得各类证书、荣誉如原件遗失，应有颁发单位的证明材料。
4、 如员工个人情况变化，则及时将新材料补充入档，并保留原材料，并注明。
5、 各部门应及时将所属员工的材料上交人力资源不保管。
四、查阅及使用
1、人事档案有人力资源部归口管理，其他单位或个人查阅须经总经理批准，并在人力资源部登记备案。
2、查阅档案者应严格遵守保密制度和规定，不得私自转借他人，严禁涂改、圈画、抽取、污损档案资料。
3、如需从档案中取证，由人力资源部复制、复印，其他单位或个人不得拍摄、复印、复制。
4、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
企业档案管理办法篇六
责
c)及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；
g)参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；
5.1各个工作阶段应该存档的文件如下： 5.1.1可研报批阶段
前期可研结果；发改委批复文件； 5.1.2初步设计阶段
初步设计结果；初步设计报批文件； 5.1.3工程准备阶段
a)所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；
b)合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。
c)提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。
d)进口设备资料编制中英文对照目录。
e)凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。f)打捆招标的文件要按单项工程移交。
g)单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交
不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。
企业档案管理办法篇七
第一条为加强公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，根据《档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司总经理工作部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、公司总经理部设档案管理员一人，负责公司各类纸质和实物等档案的集中归档、保管和利用。
3、各部门指定专人负责收集及整理本部门档案并及时交总经部档案管理员归档。
1、凡是反映公司发展、生产经营、企业管理及项目（工程）建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，公司保存原件的扫描件或复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、由公司对外签订的商务合同，应至少保留两份原件，总经理工作部及市场营销部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，交由总经理工作部档案室保存，市场营销部须保存一份原件的复印件。
6、在归档范围内的其他资料，各部门档案管理员整理后连同有关资料移交总经理理工作部。部门需要使用的可复印或复制资料，归档范围外的由各部门自行保管。
7、公司各部门归档资料详见附件一《归档资料清单》
第四条 档案保管制度
1、公司总经理工作部设存放档案的档案室，要求做好防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。
2、各部门将收集、整理的归档资料交总经理工作部统一归档，编制归档目录，填写《档案交接表》。
3、为便于查阅，各部门档案管理员要对归档资料科学地编制分类目录，公司档案管理人员要将各部门档案分区域摆放，并科学编制检索目录。
4、档案要按部门及年份分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须做以帐物相符。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理。经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调离手续。
第五条 借阅管理
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、员工借（查）阅档案资料，须经部门负责人批准，并将审批后的《档案借阅审批表》递交给档案归属部门的档案管理员办理取档手续。
3、借出档案时，档案管理员应在借出的档案位置上，放置代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
4、阅档必须在办公室、会议室等指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经总经理批准。
5、借阅部门（人）在档案资料使用完后，要按期归还。借出档案材料的时间原则上不得超过一周，必要时可以续借。过期由总经理工作部档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎损坏或丢失时，要积极追查及时补救，及时妥善处理并报告总经理。
第六条 各部门档案管理人员每年年末对档案进行一次清查，督促未归还档案及时归还入库，逾期未归还档案者将纳入考核。
第七条 公司商务合同、重要的办公会记录、股东会会议材料等重要档案，须经总经理批准方可在指定范围查阅，且不准外借。
第八条本办法由公司总经理工作部负责解释，自颁布之日起施行。
企业档案管理办法篇八
第一章
总则
第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。
第二条
本办法适用于集团本部及所属公司。
第二章
第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。
第四条
集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。
第五条
集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。
第六条
集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。
第三章
档案归档范围
第七条
档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。
第八条
归档文件材料的主要来源
（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；
（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；
（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；
（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；
（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；
（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条
集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。
第四章
文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。
第十一条 归档时间
（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。
（1）盖章存档文件一周内归档；
（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；
（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；
（4）党群类文件应于次年三月底前归档；
（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。
（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。
（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。
（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。
第十二条 归档要求
（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。
（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。
（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。
第十三条 档案的接收与移交
专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。
第五章
第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（da/t22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准da/t18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。
基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。
声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。
第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。
第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。
第六章
档案的借阅、开发和利用
第十七条 档案的借阅
（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。
文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。
以上规定系统所属公司可参照执行。
（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。
（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。
（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。
（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。
（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。
第十八条 档案的开发和利用
系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。
文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。
（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。
（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。
（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。
（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。
第八章 档案信息系统的维护与管理
第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。
第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。
（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;
（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。
（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。
第九章 审批过程中文件的管理
第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。
第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。
1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。
2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。
（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。
第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。
第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业
第二十八条 管理职责
（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。
（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。
第二十九条 档案的归属和流向
（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。
（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；
（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；
（五）遗留问题的善后处理文件；
（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；
（七）其它具有保存价值的文件材料。
第三十一条 归档时间、内容与要求
（一）归档时间
清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。
合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。
（二）归档内容
3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。
（三）归档要求
3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。
第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。
第十一章 附则
第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。
第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。